2020年05月07日 « 派遣システム・人材派遣ソフトならフォーカストップへ » 2020年05月18日

2020年05月11日

オリジナルスタッフプロフィール(スキルシート)

「スタッフプロフィール」は、「スキルシート」「プロフィール」「紹介状」など呼称はそれぞれですが、派遣先にスタッフを紹介する際に必要な書類となっています。

システム導入時に検討材料として挙がるのが、導入前にずっと使用してきたスタッフプロフィールをそのまま使えない、ということでした。

全体のレイアウトはもとより、表示する項目についてもオリジナルの要素が強いので、システム導入によって変更することを派遣先へ説明する必要が生じて、結果的に社内のストレスを高めることに繋がってしまいます。

「フォーカス人材派遣管理」は、オリジナルのスタッフプロフィールをそのまま搭載して出力することができ、スムーズな業務効率化を実現します。

【機能】
1.オリジナルのスタッフプロフィールのフォーマットを搭載
Excel形式で準備したスタッフプロフィールに対して、指定した項目を出力します。
氏名や住所など個人を特定する項目は、出力しない設定も可能ですので、社内用・社外用の2パターンとして運用することができます。
<主な出力項目>
・保有資格
・職務経歴
・プロフィール(身長・体重・制服&靴サイズ・交通手段 等)
(・氏名、年齢、住所、電話番号 等)

オリジナル請求書

請求書の発行業務は人材派遣会社にとって重要な作業のひとつです。
しかし、請求書のフォーマットが単一でなく複数の得意先に対して個別のフォーマットで送ることを強いられている場合、大きなストレスを生じます。

システム化による業務効率化・情報一元管理化の実現を検討する際にネックとなるのが、請求書のフォーマットが複数存在するから、という理由である事も多く、余計に手間がかかるのでは、という懸念でした。

そこで「フォーカス人材派遣管理」では、オリジナルの請求書を搭載して得意先ごとに選択出力できる機能を搭載しました。
もちろん、複数のオリジナル請求書を設定することも可能です。

【機能】
1.オリジナル請求書フォーマットを搭載
Excel形式で準備した請求書フォーマットに対して、金額・時間・スタッフ名など指定した項目を出力します。
2.得意先ごとに請求書フォーマットを選択
請求書発行時に得意先に対してフォーマットを選択して一斉に発行できます。 フォーマットごとに発行する手間は不要です。

メール一斉送信(E-mail/SMS)

労働力の確保が難しくなっている昨今、派遣スタッフとのコミュニケーションが
非常に重要になってきます。
個別にLINEや電話、メール等で連絡をされている人材派遣会社も多いですが、
一層の囲い込みを行うために、「メール一斉送信」オプションは有効です。

送信する内容は、お仕事情報や福利厚生など定期メールなど用途は様々です。

また、SMS(ショートメール)送信のための電話番号を出力できます。
E-mailではスタッフに届かない場合もありますので、ショートメールを
使用することでより確実にスタッフとのコミュニケーションを図れます。

【機能】
1.抽出したスタッフに限定(または全員)に対してE-mailを送信
マッチング機能などで抽出したスタッフ全員に対して、仕事情報や福利厚生などの案内をメールで一斉に送信します。
2.SMS送信リストの作成
E-mailと同様に、抽出したスタッフの電話番号をCSV出力します。
 SMS送信ツール(別途必要)にCSVデータを取り込んでショートメール送信します。

現場毎勤怠入力

人材派遣事業における以前からの課題のひとつとして、日払い
・週払いの場合の勤怠集計・給与計算があります。
・毎日のように大量のタイムシートや報告がスタッフから届く
・正確かどうかの確認もそこそこに勤怠集計を行う
・給与額を計算し、振り込み(現金手渡し)を行う
というような処理は、人材派遣会社の事務担当者に対して属人的な業務になってしまい、体力的・精神的に疲弊する原因となる場合があります。

「現場毎勤怠入力」オプションは、ひとつの就業先に多数のスタッフが就業している場合や、給与の日払いのために毎日の勤怠集計を行う必要がある場合に、スムーズに計算するための機能です。

(例)
製造業への派遣
1か所に大人数の派遣をして毎日勤怠集計を行う場合。

【機能】
1.契約登録時「複数人数一括登録」を行い、同一就業先に派遣するスタッフ分の契約をまとめて作成
2.勤怠入力画面で、就業先・日付ごとに出勤・退勤の打刻を入力。
「就業先」「年月日」を指定すると、就業中(契約中に該当する)スタッフが一覧表示され、全員分の出退勤の打刻をまとめて入力することができます。

同一契約複数勤怠入力

一言で人材派遣と言っても派遣先の事情や要望は多種多様です。
業種・業態・職種によって、契約内容も複雑になったり、派遣スタッフの働き方も大きく変わってきます。

「同一契約複数勤怠入力」オプションは、同じ契約で複数の単価(時給)が存在する場合に、勤怠集計を効率よく行うための機能です。
特定のスタッフがひとつの就業先において、単価(時給)が異なる仕事に就く場合、この機能を使用することで、面倒な計算を自動的に行います。

(例)
飲食店への派遣
午前と午後で仕事内容が変わり、仕事内容ごとに時給が変わる場合。
・午前の仕事:キッチン(時給1,200円)
・午後の仕事:ホール(時給1,100円)
キッチンで3時間、ホールで5時間の仕事をした時に
1,200円×3時間+1,100円×5時間=9,100円
という1日の給与となります。

一般的な勤怠集計ソフトでは、このような計算に対応していない場合が多く、1日における単一時給の計算より何倍も処理時間を要してしまいます。

・リゾートホテルなどへの派遣(フロント、厨房、清掃、等)
・製造業への派遣(ラインによって単価が異なる場合、等)
のような業種への人材派遣を行っている導入事例があります。

【機能】
1.契約情報登録時、複数の業務内容と時給を設定
2.勤怠入力画面で、それぞれの仕事内容に対する出勤と退勤の打刻を入力
3.給与計算及び請求書発行の時に、自動的に計算されて発行

会計・給与計算ソフト連動

「フォーカス人材派遣管理」は人材派遣業における多くの業務に対応した機能を搭載していますが、やはり一部の専門的な部分は別のシステムにて行っていただく必要があり、代表的なものが年末調整です。
年末調整は年1回の処理である一方で、毎年何らかの変更点があり、システムのバージョンアップなどが必要があります。

「フォーカス人材派遣管理」では、年末調整の機能を搭載することでソフトウェア本体の料金や保守料金が上がってしまうことや、元々何らかの給与計算ソフトをお持ちの人材派遣会社が多いことから、ユーザー数の多いメーカーの給与計算ソフトにデータ連携を行うことで解決をするというコンセプトで開発をしています。

もちろん、月次の給与計算や日払い・週払いの計算機能は標準で搭載していますので毎月の処理は「フォーカス人材派遣管理」で完結をします。

別途、何らかの給与計算ソフトを保有していたり、税理士・社会保険労務士に業務委託しているような場合、非常にコストを抑えて導入できるシステムです。

連携イメージ図は下記ページをご覧ください。
https://www.haken-focus.jp/45cooperation/

【機能】
1.スタッフデータのインポート・エクスポート
給与計算ソフトに登録されているスタッフ情報をインポートできます。 1から入力をスタートするより、はるかに運用開始がスムーズになります。 逆に「フォーカス人材派遣管理」に入力をしたスタッフ情報を、給与計算ソフトにエクスポートします。形式は該当の給与計算ソフト用で出力します。
2.給与データのエクスポート
「フォーカス人材派遣管理」で月次の給与計算を行った後、給与計算ソフトにそのデータをエクスポートします。形式は該当の給与計算ソフト用に出力します。
3.会計ソフトへの仕訳連動
得意先毎の売上、スタッフへの給与について、会計ソフト用の形式で出力します。
【連携システム(会計)】
1.弥生会計(弥生株式会社)
2.大蔵大臣(応研株式会社)
3.勘定奉行(株式会社オービックビジネスコンサルタント)
4.FX2(株式会社TKC)

【連携システム(給与計算)】
1.弥生給与(弥生株式会社
2.給与大臣(応研株式会社)
3.給与奉行(株式会社オービックビジネスコンサルタント)
4.PCA給与(ピー・シー・エー株式会社)
5.給与大将(株式会社ミロク情報サービス)
6.給料王(ソリマチ株式会社)
7.Focus U 給与明細(キャップクラウド株式会社)

クラウドサービス「Focus U」を導入ご検討の場合、当社にてサポートいたします。
Focus U タイムレコーダー : https://www.focus-u.jp/product/time/

タイムレコーダー連動

人材派遣会社にとって、最も工数がかかり精神的にも負担が大きい業務が勤怠集計です。
勤怠を集計しないと請求書の発行や給与計算ができずボトルネックになってしまいます。
「フォーカス人材派遣管理」では様々な勤怠入力方法を搭載していますが、このタイムレコーダー連動機能では、打刻の電子データをインポートすることで大幅な人件費削減(または他の業務時間の確保)を実現できます。

派遣先企業の協力が必要ですが、派遣スタッフ分だけ勤怠データを提供していただくことができるようになった事例も増えてきています。

連携イメージ図は下記ページをご覧ください。
https://www.haken-focus.jp/45cooperation/

【機能】
1.出勤・退勤・休憩時間をインポート
派遣スタッフの勤怠が電子データで管理している場合、出勤・退勤・休憩時間をインポートします。
2.簡単処理で請求計算・給与計算
インポートしたデータをチェックして締め処理をするだけで、請求や給与を計算します。
3.複数の汎用システムとの連携
汎用形式の他、各種システムに合わせてインポート形式を標準搭載しています。
【連携システム】
1.クロノス(クロノス株式会社)
2.サッと勤怠(アマノ株式会社)
3.Focus U タイムレコーダー(キャップクラウド株式会社)

クラウドサービス「Focus U」を導入ご検討の場合、当社にてサポートいたします。
Focus U タイムレコーダー : https://www.focus-u.jp/product/time/
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